جمبا كايزن

الادارة البصرية في كايزن

تعتبر الإدارة المرئية أو ما تسمي باليابانية (جامبا كايزن) هي أحد أساليب التغيير المتبعة حديثًا في مختلف الإدارات، وهي تطبيق عملي مستمر لإدارة الأحداث اليومية، في مكانها وزمانها.
ويعتمد نجاح هذا النمط الإداري على الواقعية والشفافية في اتجاهات العلاقات الإدارية بالعمل.
نشأة الجامبا كايزن وما تهدف إليه
ابتكرها الخبير اليالباني, (تايشي اوهونو) لقيادة المؤسسات الصناعية والمالية وأيضًا لتطبيقها في جميع نواحي الحياة، عمل على نشرها الخبير الياباني (ماسكاي ايماي)حينما أصدر فيها كتابين.
والجامبا كايزن هي فلسفة إدارية يابانية تهدف إلى التغيير المستمر إلى الأفضل، بإدخال تحسينات تدريجية بسيطة وصغيرة تقلل تكاليف الهدر وتزيد الإنتاجية، كما تعمل على حل المشكلات مكانيًا وزمنيًا وعليه فهو أسلوب مستمر يستمد قيمته من أرض الواقع. وتقوم (جامبا كايزن) على العمل الجماعي وتقدير المقترحات وتسعى للتطبيق والتطوير المستمر.
ما هي خطوات الجامبا كايزن
• النزول إلى موقع الحدث، عندما تظهر مشكلة لا تحاول حلها وأنت في برج عاجي بعيد عن أرض المشكلة وواقعها، بل كن دائمًا في موقع الأحداث وراقب ما يحدث لحظة بلحظة.
• اهتم بعناصر موقع الأحداث، كالأفراد والمعدات والآلات، فإذا وجدت أحدها معطلاً فلا تتركه وتذهب لغرفة الاجتماعات لتلقي محاضرة في رفع الروح المعنوية، بل قم على إصلاحها أولاً.
• اتخاذ الإجراءات الوقائية الكافية والفورية، حتى وإن لم تكن هذه الحلول جزرية ولكن منعًا لتوقف العمل، فعلى سبيل المثال، إذا تغيبت إحدى مدرسات المدرسة عن العمل لمدة ثلاث أسابيع، يجب تكليف إحدى مدرسات المدرسة بحصصها إلى أن يتم توفير البديل.
• البحث عن جذور المشكلة، بعد وضع التدابير اللازمة وأخذ الإجراءات اللازمة لمنع توقف العمل، يجب معالجة المشكلات من جذورها لعدم تكرار حدوثها.
• وضع قاعدة لتجنب تكرارالمشكلة، والذي يعني التقنين وهو أحد أهم أساليب واستراتيجيات جامبا كايزن.
استراتيجيات جامبا كايزن
• وضع قواعد التشغيل : وهي مجموعة الإجراءات العملية التي تتخذ بهدف تحسين العمل، وعندما يتم ذلك ضمن أسلوب كايزن فإنه يعني التطوير والتعديل المستمر لهذه القواعد، ويستمر هذا التطور حتى يتم التخلص من أي هدر في الموارد والجهد والوقت، ويتم الحصول على أفضل النتائج الممكنة.
ما تتميز به قواعد التشغيل الفعالة:
1- أفضل وأسهل طريقة لإنجاز العمل.
2- تزيد من خبرة الموظفين وتزيد من كفاءتهم.
3- توفر معايير واضحة لقياس أداء الموظفين.
4- توضح خط السير الواقعي للعمليات، حيث تبنى القواعد على خبرات سابقة لنفس المهام.
5- سهولة تطبيقها وتطويرها بحسب المؤسسة.
6- تزيد من وضوح أهداف المؤسسة.
7- تحدد المهام التي يجب أن يتدرب عليها الموظفون في أي مؤسسة.
8- توفير وسائل عدم تكرار الخطأ والتغلب على نقاط الضعف.
• استراتيجية التطهير: كلما امتلأت بيئة العمل بصغائر الأمور، كان هناك هدر بالمال والوقت والجهد وقلة الإنتاجية، لذلك فإن ترتيب المهام وتنظيم العمل وتطهيره من المعوقات هو أحد المتطلبات الرئيسية لأسلوب جامبا كايزن.
وتتلخص خطوات التطهير في (التصنيف ثم الترتيب ثم التنظيف ثم الاستمرار ثم التقنين).
استراتيجية القضاء على الهدر:
كما توجد معدات وآلات وأخرى غير ضرورية، هناك أيضًا أنشطة غير ضرورية، ولا تضيف شيئًا حقيقيًا لناتج العمل، وهي ما تساعد على الهدر، ويطلق عليها باليابانية (مودا), ومنها على سبيل المثال مودا الإفراط ومودا التخزين، مودا الأخطاء ومودا الإنتظار، ...إلخ.
توصيات تطبيق جامبا كايزن
• فكر في كيف تنفذ الاقتراح بدلاً من لماذا تنفذه.
• لا تقبل بمبررات انخفاض مستوى الجودة في الأداء فهي ليست ثابتة ولا يجب أن تكون كذلك.
• لا تبحث عن الكمال في الاقتراح الجديد، بل فقط نفذه ولو بنسبة 50% نجاح، ثم طبق عليه أسلوب كايزن بأسلوب تدريجي.
• صحح الأخطاء فور وقوعها.
• لا تخصص أية نفقات لتطبيق كايزن، إذ تكمن كفاءة كايزن في تقليل النفقات.
• كن يقظًا لملاحظة فرص التطوير الممكنة.
• اعمل على كلا المستويين الأفراد والمجموعات.

مقدمة عن ادارة كايزن اليابانية

تم تأليف العديد من المؤلفات و الكتب والمقالات والنشرات والدراسات حول أهمية كايزن كعنصر مبهر في مجال الادارة والتطوير ، وكانت دائما الثقافة اليابانية في الادارة حاضرة في العقود الأخيرة لما أحتوته على منهجيات راسخة و متميزة في التطوير والتحديث و التنظيم .

كثيرا ما كانت كايزن في بداياتها تظهر مصطلحاتها في مجال الصناعة و كأنها من أدوات التصنيع المثالي او ما يسمى التصنيع الرشيد او حتى أداة من أدوات الجودة الشاملة ، ولكن تلك النظرة الضيقة كانت بعيدة كل البعد عن أساسيات كايزن .

مع انني أرى ان كايزن هي مصطلح أخترعه ماسكاي ايماي الرجل العبقري الذي أبهر العالم بكتابه " مفتاح التفوق والنجاح الياباني" .. اذا أن كايزن هو مصطلح يتكون من كلمتين  "كاي" و تعني  تغيير .. و"زن" تعني الأفضل . مما يعني التغيير للأفضل . و ماسكاي بروفيسور امريكي من اصول يابانية وهو رجل أعمال من الطراز الاول حيث لاحظ ان الحيرة و القلق تدب في اوساط الصناعيين و رجال الأعمال الامريكيين من ناحية التفوق الياباني في مجال الصناعة والتجارة ، و قام بدراسة الوضع و قرر أن يعطيهم خيوط أمل من الحلول و بدأ في اطلاق كلمة "كايزن" التي انتشرت مثل النار في اوساط المجتمع الاداري والصناعي الغربي.

حيث قدم في كتابه الشهير وصفات بسيطة سهلة في تطوير الادارة من حيث المبدأ ، خطوات صغيرة في سبيل تحقيق التغيير العام لكل مؤسسة تعتمد على القيام يوميا بتغيير بسيط ..

ظهرت مصطلحات داخل ثقافة كايزن الجديدة ، معظمها يظهر انه غامض او عام او غير محدد مثل (" تحسين مستمر دائما في كل لحظة ") او انتظار اقتراحات سحرية من الموظفين او نتائج مبهرة وهائلة من نتائج جلسات (جمبا كايزن ) او ما يسمى بحلقات الجودة .

ما تكلم عنه ماسكاي كان جزء بسيط من ثقافة مبنية على أسس تراكمية من العادات و التقاليد والدين والأخلاق ، انهم اليابانيون الذين بنوا حولهم هالة من التجانس و الانسجام طوال قرون من الزمن ، عادات أصيلة متوارثة متأصلة و راسخة في أعماق شخصية الياباني ..عقيدة ومبادئ مع أنفتاح على العالم الخارجي لكن على أقدام ثابته ، مؤمنة بتاريخهم بتفوقهم ومن دون الانبهار في الثقافة الأجنبية لكن الانبهار بكيفية نقل هذه الثقافة والعلوم الأجنبية بقوالب يابانية  تهضم كل ما هو أجنبي من دون التأثير على مكونات الياباني الأصيل .

ماسكاي بروفيسور ذكي اشتغل على عامل التسويق والتشويق و جذب الناس نحو مايسمى بالعمليات والخطوات السحرية الذي ان طبقتها أصبحت ياباني التفكير والانتاج ..لكن اللخط الدائم حول صحة التعريف والمقصود بالمنهج الياباني للأدارة المتفوقة ..بعض المصطلحات والتفسيرات لكايزن  تقلص كثيرا من الحقيقة ، مثل ترتيب المكتب او تعديل مفاتيح العدة أو تغيير الأماكن او استخدام البوسترات في المكاتب او  لصق اقراص التعريف للطابعات على الطابعة  .. هذه الامور جيدة لكنها ليست كايزن ..

كايزن ليست للمصنع أو للمكتب او للبيت انها منهجية للحياة ، في تعريف أخذته من مهندس ياباني التقيته بماليزيا كان يعمل في مصنع سوني ، ابهرني هذا التعريف  قال لي ((" كايزن او الادارة اليابانية هي فقط ديانة لا غير "))..انهم يؤمنون بها و يعتقدون بها لذلك يطبقونها بروح متفانية صادقة ، وليست اداة انتاج او تطوير .

بدأ كتاب ماسكاي بالانتشار و بدأت الشركات الامريكية الاتصال به  لعقد الندوات والبرامج التدريبية و البعض عرض عليه أعمال استشارية في مجالس ادارتها ، كانت موضة منتشرة في اوساط الشركات الكل يلهث و يركض وراء التغيير والتحسين و الاستفسار أكثر عن خطوات تطبيق كايزن ...نجح قليل من هذه الشركات و أقل من القليل و فشل الكثيرون في أي تحسين او تطوير ، كانت المشكلة ليست فقط في فهم مبادئ كايزن أو خطوات تطبيقها .. كان السبب الرئيسي الذي ظهر لاحقا هو عدم هضم المبادئ من قبل المنظومة كاملة ابتداء من المستويات العليا الى المستويات الدنيا الادارية ، لم يتم الايمان بها او الاعتقاد بها كما يفعل اليابانيون .

كيف للأمريكي أن يعتقد ان هذه الرحلة هي رحلة بدون نهاية .. هي رحلة لاتنتهي أبدا نحو الجودة والكفاءة ، عملية كايزن عملية مستمرة بدون نهاية لكن بخطوات صغيرة غير متعبة متجانسة مهضومة من قبل الأفراد ، تغيير للعادات اليومية يتدرج طبيعي على العكس من عمليات أعادة الهيكلة او الهندرة او ما يسمى العمليات الابتكارية التي تأتي بنتائج سريعة مثل تغيير كامل الاجهزة و الآلات بأخرى متطورة وجديدة ، أو استقدام نظم جديدة معتمدة على تقنية جديدة.  أعتاد الفرد الغربي على منهجية التغيير الكبير الصاعد الذي يعطي نتائج بسرعة  ولكن طبعا ليس لمدة طويلة بعكس منهجية كايزن البطيئة التي تعتمد على التدرج الطبيعي الصغير الخطوات لكنه الراسخ في العقول والقلوب .  كان يجب قبل أن تبدأ بتطبيق كايزن يجب أن يسبقه شراكة مستمرة مابين مستويات الادارة جميعها في مجال التشاور و اتخاذ القرارات ، تهيئة العامل النفسي للعاملين باستخدام نظم و أساليب جديدة ، جعل الأمر بالنسبة لهم هو حتمي و أمر ضروري لتطبيقه من أجل الجميع ..

سنحاول لاحقا القاء الضوء عن خطوات كايزن الحقيقية ... نتابع  ...